email-tipps

so werden ihre emails effektiver und professioneller

email-at-zeichensie kennen das problem: sie schreiben eine email und ihr gegenüber versteht sie nicht richtig und die email-kommunikation ufert aus…

inspiriert durch eine sehr gute podcast-folge von michael hyatt habe ich im folgenden einige email-tipps zusammengestellt. diese helfen ihnen dabei, dass ihre emails hoffentlich schneller beantwortet werden und dass sie möglichst wenig zeit mit hin&her senden und erklärungen verbringen.

ich komme gleich zur sache:

14 email-tipps

  1. wählen sie eine aussagekräftige betreff-zeile
    schlechter betreff: „Website
    guter betreff: „Änderung Website Produktseite xy
  2. sagen sie klar, was sie wollen und halten sie ihre email kurz und knackig
    kommen sie auf den punkt. fangen sie am besten nicht mit einer ausufernden erklärung an, sondern sagen sie als erstes, worum es ihnen geht und was konkret sie von ihrem gegenüber wollen — möglichst in einem satz.
  3. bleiben sie bei einem thema je email
    ihr gegenüber wird es wesentlich leichter haben, ihre emails zu bearbeiten, wenn sie ihm/ihr nicht  zig unterschiedlichste themen in eine email packen.
  4. antworten sie möglichst kurzfristig
    …nicht nur für ihr gegenüber sondern auch, damit sie es vom tisch haben…
  5. richten sie sich unbedingt eine email-signatur ein
    abgesehen davon, dass dies in deutschland gesetztlich vorgegeben ist (für geschäftliche email-adressen), haben sie auch werbliche vorteile durch eine gute signatur. z.b. sind ihre empfänger mit einem klick auf ihrer website.
    linktipp: vorlagen für abmahnsichere geschäfts-emails 
  6. setzen sie möglichst wenige empfänger in kopie („cc:“)
    wenn sie immer alles an jeden senden, werden ihre emails immer seltener komplett oder überhaupt gelesen. überlegen sie vorher, was für wen wirklich relevant ist.
  7. bieten sie „wenn nicht, dann“-optionen an
    wenn sie einen vorschlag oder eine bitte an jemanden senden bieten sie ihm auch alternative an, um rückfrage-emails zu vermeiden
    beispiel: „Senden Sie uns bitte das Logo als Datei zu. Wenn das nicht möglich ist, nennen Sie uns bitte den Ansprechpartner bie Ihrer Werbeagentur, damit wir Ihr Logo direkt dort beziehen können.
  8. bieten sie bei terminvorschlägen eine auswahl an 2-3 terminen an
    tragen sie sich dann auch die 2-3 termine in ihren kalender ein auch wenn sie noch nicht vergeben sind, damit sie diese nicht aus versehen andersweitig verplanen.
    linktipp: einen gemeinsamen termin mit doodle finden (kostenlos und ohne anmeldung)
  9. lesen sie ihre email vor versandt erneut durch
  10. schreiben sie keine wut-emails!
    wenn sie aufgrund einer email oder ähnlichem verärgert sind, warten sie ein paar stunden oder besser noch bis zum nächsten tag, um darauf per email zu antworten.
    eine böse email ist viel zu schnell verschickt — aber dann für jahre lesbar…
  11. lassen sie diese sinnfreien exclaimer, haftungsausschlüsse usw. weg
    diese blähen ihre emails unnötig auf, nerven ihre empfänger und nutzen rein gar nichts.
  12. ihre emails sind emails und keine online-version von briefen
    logos, usw. haben in ihrer email nichts zu suchen
  13. achten sie auf ihre formulierungen
    bedenken sie bei emails, dass sie aufgrund fehlender körpersprache und betonung schnell auch mal falsch verstanden werden und möglicherweise zu erheblichen mißverständnissen führen können.
  14. senden sie niemals nie an email an einen großen verteiler unter „an:“ oder „cc:“! 
    wenn sie schon eine email an einen großen verteiler (z.b. ihre kunden) senden, setzen sie ihre eigene email-adresse unter „an:“ und alle ihre kunden unter „bcc:“!
    „bcc“ steht für „blind carbon copy“ und lässt sich übersetzen mit „blinder kopie“. also eine kopie, bei der keiner der empfänger sieht, wer die email noch erhalten hat.

ich würde mich freuen, wenn ihnen die tipps helfen, die qualität ihrer emails zu verbessern und ihnen letztendlich ein paar wertvolle minuten einzusparen.

(bild-nachweis: www.webalys.com)

eine sehr schöne auflistung über die umgangsformen in emails finden sie auch unter:
» „E-MAIL-KNIGGE 2013: Locker-flockig oder eher konservativ?“ (blogartikel auf imgriff.de)

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2 Kommentare zu “so werden ihre emails effektiver und professioneller

  1. Hallo Frank!
    Vielen Dank für die Tipps!
    Und auch ganz besonders Danke für den Beitrag „warum ihr firmenlogo in ihrer email-signatur nichts zu suchen hat…“ ;o)

  2. Sehr geehrter Herr Frank Katzer,
    top diese Seite, man erkennt jemanden der etwas versteht.
    Mit freundlciehm Gruß
    Ute

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